Lieferscheine fotografieren, Daten sofort verfügbar – kein Papier mehr sortieren
Sension GmbH digitalisiert den Wareneingang mit Pantarey
„Früher haben wir Lieferscheine in Ordnern gesucht. Jetzt fotografiert das Lager den Schein, und die Daten sind sofort im System. Wenn jemand eine Lieferung nachschlagen will, dauert das Sekunden statt Minuten."
Die Herausforderung: Papier, Ordner und verlorene Belege
Wie viele mittelständische Unternehmen verwaltete die Sension GmbH ihre Lieferscheine bisher analog. Das führte im Tagesgeschäft zu konkreten Problemen:
- Papierberge im Lager: Eingehende Lieferscheine wurden in Ordnern abgeheftet. Bei Reklamationen oder Rückfragen musste manuell gesucht werden.
- Keine zentrale Verfügbarkeit: Nur wer Zugang zum physischen Ordner hatte, konnte Lieferscheine einsehen. Einkauf, Buchhaltung und Lager arbeiteten mit unterschiedlichen Informationsständen.
- Zeitaufwand bei Abgleich: Lieferscheine mit Bestellungen abzugleichen bedeutete: Ordner suchen, Schein finden, Daten manuell vergleichen.
- Verlustrisiko: Papierbelege gehen verloren, werden beschädigt oder falsch einsortiert – und sind dann nicht mehr auffindbar.
Das Ziel: Lieferscheine direkt beim Wareneingang digital erfassen, automatisch auslesen und allen Beteiligten sofort zugänglich machen.
In drei Schritten vom Papier zur digitalen Lieferakte
Statt Lieferscheine abzuheften, werden sie jetzt im Moment des Wareneingangs digitalisiert. Pantarey übernimmt den Rest.
Lieferschein fotografieren oder hochladen
- Lagermitarbeiter fotografiert den Lieferschein direkt mit dem Smartphone
- Alternativ: Scan oder PDF-Upload am Arbeitsplatz
- Kein spezielles Gerät nötig – jedes Handy reicht
- Upload dauert wenige Sekunden
KI erkennt Lieferant, Datum und Positionen
- Pantarey extrahiert automatisch: Lieferant, Lieferdatum, Lieferscheinnummer
- Einzelne Positionen werden erkannt und strukturiert erfasst
- Mengen, Artikelbezeichnungen und Einheiten werden ausgelesen
- Ergebnisse können bei Bedarf manuell korrigiert werden
Daten zentral verfügbar – für alle
- Alle Lieferscheindaten liegen strukturiert im Data Lake
- Einkauf, Buchhaltung und Lager greifen auf dieselben Daten zu
- Volltextsuche über Lieferant, Datum, Artikelbezeichnung
- Export als CSV oder Excel jederzeit möglich
Das Ergebnis auf einen Blick
Vom Foto zum strukturierten Datensatz – alles in Pantarey
Kein Ordner, kein Suchen, kein Verlust
Jeder Lieferschein ist digital gespeichert und sofort auffindbar. Der Abgleich mit Bestellungen passiert direkt im System.
- Lieferscheine per Volltextsuche finden
- Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferung erkennen
- Auswertungen über Lieferanten und Lieferzeiten
- Dokument-Original als Bild jederzeit abrufbar
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