Kein Warten, kein Nachfragen – Kunden wissen sofort, dass ihr Auftrag angekommen ist
Sension GmbH automatisiert 1.200 Aufträge pro Monat
„Früher mussten wir viel manuell prüfen und hatten oft unvollständige Daten. Jetzt läuft alles strukturiert ab, und wir können sogar flexibel von zu Hause aus arbeiten. Wenn sich Aufträge ändern oder neue hinzukommen, ist der Anpassungsaufwand minimal – das macht die Arbeit deutlich einfacher."
Die Herausforderung: Zu viel Papier, zu wenig Struktur
Die Sension GmbH verwaltete ihre Kundenaufträge lange Zeit papierbasiert. Das hatte spürbare Nachteile für den Arbeitsalltag:
- Keine Bestätigung: Kunden wussten oft nicht, ob ihr Auftrag eingegangen war – das führte zu ständigen Rückfragen per Telefon und E-Mail.
- Daten nicht digital: Die Informationen lagen nur auf Papier vor. Für Rechnungsstellung oder Laborbefunde mussten Daten manuell übertragen werden.
- Keine Auswertbarkeit: Es war kaum möglich, Auftragsdaten systematisch zu analysieren. Optimierungspotenziale blieben unerkannt.
- Fehleranfällig: Handschriftliche Eingaben, fehlende Pflichtfelder und unvollständige Daten waren an der Tagesordnung.
Das Ziel: Ein digitaler Prozess, der Aufträge strukturiert erfasst, automatisch bestätigt und auswertbar macht – ohne zusätzlichen Aufwand für das Team.
Automatisierung in vier einfachen Schritten
Die manuelle Bearbeitung von Aufträgen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mit Pantarey läuft der Prozess jetzt digital und automatisiert. In vier einfachen Schritten wird jeder Auftrag erfasst, geprüft, verarbeitet und ausgewertet.
Strukturierte Erfassung des Auftrags
- Mitarbeiter trägt Auftragsdaten über ein Pantarey-Formular ein
- Alle Daten werden einheitlich in Pantarey gespeichert
- Keine unstrukturierten Listen mehr, keine fehlenden Informationen
- Formulare werden automatisch von Pantarey erstellt
- Eingaben werden bereits im Formular geprüft
Automatisierte Prüfung & Speicherung
- Pantarey prüft E-Mail-Adressen, Pflichtfelder und logische Zusammenhänge in Echtzeit
- Fehlerhafte Eingaben werden sofort erkannt und können korrigiert werden
- Alle validen Daten werden automatisch in der Datenbank abgelegt
Automatisierte Benachrichtigung an den Kunden
- Falls der Kunde eine E-Mail-Adresse angegeben hat, erhält er sofort eine Bestätigung
- Kein Nachfragen mehr – jeder Kunde weiß direkt, dass sein Auftrag angekommen ist
- Kundenindividuelle E-Mails mittels Textvorlagen
- Kunden erhalten die Bestätigung mit Auftragsnummer für schnelle Rückfragen
Auswertungen für Rückfragen & Analysen
- Alle erfassten Aufträge sind jederzeit abrufbar und auswertbar
- Über eine Freitextsuche können Aufträge einfach und schnell gefunden werden
- Mitarbeiter sehen auf einen Blick, welche Aufträge offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind
- Durch datenbasierte Analysen können Prozesse weiter optimiert werden
Der komplette Prozess auf einen Blick
Vom Auftragseingang bis zur Auswertung – vollständig in Pantarey abgebildet
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